問い合わせを二週間以上放置した挙句、出展キャンセルの翌日に回答を出してくる大阪事務局(まとめ)

<9月20日更新>

まず最初に

出展告知によりミーティングを楽しみにされていた方、
当日大阪で会う予定でした神社関係者様方に対し、重ねてお詫び申し上げます。
大阪での同人活動を自身とても楽しみにしていましたが、誠に遺憾な結果となり残念です。

金銭面でもいろいろ赤字計上が出ましたが、
出展料入金後のキャンセルに際し、一切返金しないというポリシーを批判する気はありません。
ただ、入金締め切りが早い割に、
当日の動向等に関する情報の開示が不十分でかつ遅いという体質は、
今後も私のような不本意なキャンセル者を出してしまいかねないという懸念がぬぐえず、
そうした事態の
再発抑止のため、経緯をまとめて情報公開し、出展者の利益としたい考えです。


経緯0:不可解な予約超過(某ホテル)

開催までそろそろ一ヶ月という頃、
イベントの開催時間は「11:00〜17:00」と告知されていましたが、
出展者は当日何時に現地入りすればよいのか情報はなかった。
現住居が大阪近郊でないため、とりあえず余裕を考慮し大阪市内に1泊2日で宿を予約しました。
ところが一週間以上経ってから突如
「手違いでお申し込みの部屋が満室です。バストイレなしシングルならご用意できます。
連絡ください」みたいなメールが来た。
仲介業者経由の予約なので手違いはあるだろう。しかし・・・
それに気付くのに一週間も掛かるものか? どういう管理してんだと、
急いで探し直すも案の定、三連休の土日ということで、もうどこも満室です。

でも・・・なんか、変な感じがしませんか?
予約はちゃんと取れてたのに、
連休中でも埋まらないような部屋しか択べない状況に追い込む悪質な空室対策では?


経緯1:日帰りプラン立案のため運営に質問

宿がとれなくなったので(さすがに高級ホテルは厳しいので)日帰りしかありません。
切符を買い直さないといけなくなりました。
しかし依然「11:00〜17:00」という開催時間しか判明していません。
そこで運営に問い合わせることにしました。(8月25日・問い合わせ先は大阪事務局)

上図の赤枠内が当方からの質問です。
「1」は、先方の都合で、神社関係の方と会うのは午前中の予定で、そのため少し遅れるかもということで質問。
「2」は、多く持ち込むと返送のための宅配手続きに時間を取られます。終了の時間によってはすぐ退出する必要があるかと思い質問。
「3」は、特に重要で、帰り(復路)の切符もキャンセルして買い直すか否か、解放時間によって決まります。そのための質問。

ところで、「返答までは時間がかかる場合があります」という場合の『時間』て、世間一般の認識はどのくらいでしょうか?
大阪での当該イベント開催は今回で4回目。過去に3回の実績がありますね。
質問數は3つですが、すべてこれまでのイベントに絡んで運営が把握しているものでしょう。
そしてイベント当日までは3週間という時期です。
「一週間くらいかな」というのが私の判断でしたが・・・。


経緯2:通知書届くも疑問未だ解決せず

8月30日に運営から通知書が届きました。(質問から5日後)



この通知書(概要)によって、
[1]出展者の準備時間(10:00〜10:50)、
[2]イベント終了後の拘束時間目安(18:00まで会場撤去・清掃作業)
が判明しました。
しかし、これだけでは、私が知りたい事柄(詳細)
「1」遅れての入場(出展)は可能なのか、「2」当日持込は良いのか、「3」途中退出は可能なのか
に対しまったく答えていません。
つまり
通知書の発送をもって回答に代替するには全く体を成していない

回答は依然として為されず、しかも「この時間帯はサークルの入退場はできません」という文言が
改行されて時間区分を区切る形で記載されているので、判断に迷います。
私は、わざわざ改行している点、終了後の撤去・清掃が全員参加という点などから
開催から終了までの全時間拘束(途中退出不可)と判断しました。


経緯3:黙殺されたのでやむなく辞退

先方への連絡、切符のキャンセル料発生日等を勘案しギリギリまで待ちましたが
残念ながら回答は頂けませんでした。
大阪まで出向いて自分の本だけ売っておきながら先方へはあいさつもなしというのは
あまりにも心苦しいので、遅れることも途中退出もできない(であろう)状況を鑑み
出展辞退を決めました。


経緯4:キャンセルの翌日、回答来る


まず、回答が来たということは、黙殺ではなく、意図的な引き伸ばしだったということだ。
それもキャンセル手続きをした翌日にである。
回答遅延に対する謝罪の文言はない。つまりこの担当者名すら無いシンプルな回答に三週間近く掛かって
その影響で質問者がやむなくキャンセルしてしまったということに対して罪悪感は皆無というわけである。
(意図しない遅延であったならば一言謝罪の文言はあるはずだろう)
既にキャンセルしている出展者に何を「よろしくお願い」するのだろう?
云うまでもなく、
これらの回答内容が即座に判明しておれば、宿が取れないトラブルでも日帰りで参戦可能であった

結局、私一人が恥をかき、金銭を喪失したわけであるが、私に落ち度があったのだろうか。
三週間前の質問では遅すぎたのか? 
問い合わせ先はニュースレターを毎週のように送ってくる「文学フリマ事務局」にすべきだったのか?
今まで何らかの事情で非公開だった情報についての問い合わせであることと関連が?
それとも即売会での「同人作家」の扱いなんてこんなもんなんでしょうか?


そしてこれからのことを・・・。

疑問はいろいろと尽きないところですが、腐っても鯛。
ではなく、腐っていても始まらない。
大阪の水が合わないこともよく解ったし、得るものがなかったわけじゃない。
即売会についてもっと研究し、比較表を作ります。主に同志出展者向けのね。

残念ながら印刷製本した本を今年売る機会はなくなりましたが、
その本のプロパティを公開する予定ですので、印刷会社やページ設定の参考にしてもらいたい。
また新作も鋭意取り組み中です。

あと最近、契約中の電子書籍会社から相次いで重要な連絡が入ってまして、
今後の契約等を活動拠点含めて大幅に見直すことになりそうです。
年末に向けて随時調整し、詳細をまたお知らせしていきます。
今回は残念な結果となりましたが、これからも応援よろしくお願いします!

 硬派舎代表 讃岐建治














<私が知りたかったこと今更まとめ>

出展者入場時間 開催の1時間前から
(10:00〜10:50)
出展者の遅延入場
出展者の途中退場
イベント終了後の動向 会場撤去・清掃
(17:00〜18:00)
頒布物の直接持込 手荷物として可
見本誌の提出 当日現地にて
ブース(机半分)のサイズ 縦90cmx横45cm

データは第4回大阪のもの。












<9月1日時点でのアナウンス(抜粋)>

文学フリマ第四回大阪への出展を辞退することと相成りました。


イベント開催時間は「11:00〜17:00」と告知されていましたが、
出展者はその開催時刻に向けてどのように動けば良いのかという重要な情報が
まったく公開されないまま、汽車や宿の手配をどうすれば良いか、正直非常に困っていました。
というのも開催日が三連休中ということもあって、一日でも早く予約を取らないとまったく動けなくなるからです。

とりあえず、当日じかに行くプランでは(人と会う約束を中止すれば)11:00には間に合いそうなんですが、
さすがに開始時刻に到着だとまずいだろうと思い、余裕を持っての1泊2日プランで宿と切符を手配しました。
(つまり前日大阪入りしておいて、次の日会場へというパターン)

ところがですね、予約入れて一週間くらいして突如某ウィークリーな宿から
手違いでリザーブオーバーなって部屋無いんですが、ダウングレードでどないですか
みたいなメールが来て!(゚Д゚)


昔、WWEが来日したとき試合見に行ったんですが、当日指定の席が使えなくなったことがあったんですね。
A席で取ってたんですが、「S席でよろしければ代わりの席をご用意致しました。
差額はもちろん結構ですし、お気に召さないようであれば返金も致します」と。
そいで友達と、とりあえず見てみようかってなって案内されたら最初の席より(当然といえば当然だが)
良かったので、じゃあここでいいですよと。

手違いで部屋が無いのに予約受けて一週間以上して連絡よこすとかも百歩許すとして、
ダウングレードとは!(´・ω・`)
バストイレ付セミダブルの部屋からバストイレなしシングルですよ・・・。

特に遠方から参戦の方は、イベント前後の拘束時刻まで加味して旅のプランを組み立てる必要があります。

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